Conditions générales de service.

Préambule

Les présentes conditions générales de service (ci-après « CGS ») régissent la relation contractuelle entre la société AgentRH, société par actions simplifiée au capital de 3 000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 104 630 405, dont le siège social est situé Bureau 326, 59 rue de Ponthieu, 75008 Paris (ci-après « AgentRH » ou « nous »), et toute personne morale souscrivant à un abonnement au service pour les besoins de son activité professionnelle (ci-après « le Client »).

Ces CGS s'appliquent également à l'utilisateur final, toute personne physique, salariée ou collaboratrice du Client, autorisée à utiliser le service dans le cadre de ses fonctions (ci-après « l'Utilisateur »). L'acceptation des CGS par le Client et l'utilisation du service par l'Utilisateur emportent leur adhésion pleine et entière. Les CGS prévalent sur toutes conditions d'achat du Client, sauf accord écrit contraire. Un bon de commande, un devis signé ou un contrat particulier peut compléter ou adapter les présentes CGS ; il prévaut alors sur elles.

Article 1 : Définitions

• Service : l'application logicielle AgentRH, accessible via Microsoft Teams, et l'ensemble des fonctionnalités associées, fournies en mode SaaS (logiciel en tant que service).
• Données du Client : l'ensemble des informations, documents et contenus, y compris les e-mails, que le Client et ses Utilisateurs soumettent, traitent ou stockent via le Service.
• Contenus générés : les projets de réponse, synthèses, documents et calculs produits par le Service à partir des Données du Client.

Article 2 : Objet et description du Service

AgentRH est un assistant IA pour les équipes RH, intégré à Microsoft Teams, conçu pour les PME et ETI françaises. Le Service a pour objet :

• d'ingérer et d'indexer une base de connaissances sécurisée à partir des documents fournis par le Client (conventions collectives, accords, contrats de travail, documents juridiques et sociaux, contenus SharePoint, e-mails) et des sources juridiques publiques ;
• d'assister les Utilisateurs, notamment en analysant les e-mails reçus pour identifier les demandes RH et proposer des projets de réponse, en répondant directement aux questions posées dans Teams, et en préparant des documents ;
• de citer, pour chaque réponse, les sources sur lesquelles elle s'appuie.

Les fonctionnalités disponibles dépendent de l'offre souscrite et peuvent évoluer. AgentRH s'engage à ne pas réduire de manière substantielle les fonctionnalités essentielles d'un abonnement en cours.

Article 3 : Accès et acceptation du Service

L'accès au Service se fait par l'installation de l'application AgentRH dans Microsoft Teams. Il est conditionné :

• au consentement préalable d'un administrateur Microsoft 365 du Client, qui autorise les permissions techniques requises par l'application ;
• au consentement individuel de chaque Utilisateur, qui autorise spécifiquement le Service à accéder à ses e-mails pour les lire, rédiger des brouillons et les envoyer après sa validation explicite.

Le Client choisit les sources documentaires auxquelles le Service a accès et peut les modifier à tout moment.

Article 4 : Conditions financières

Le Service est fourni sous forme d'abonnement payant, selon les tarifs indiqués sur le site agentrh.ai ou dans un devis spécifique. Le prix dépend de l'effectif salarié du Client, sans licence par Utilisateur.

• Période d'essai : AgentRH peut proposer des périodes d'essai gratuites. Leurs conditions sont précisées séparément.
• Abonnement : souscrit pour une durée ferme de douze mois, facturé selon les modalités prévues au devis ou au bon de commande, payable d'avance par virement ou par carte bancaire.
• Renouvellement : à son terme, l'abonnement est reconduit tacitement par périodes de douze mois, sauf dénonciation dans les conditions de l'article 13.
• Révision du prix : AgentRH peut réviser ses tarifs à chaque échéance annuelle, en informant le Client au moins deux mois avant la date de reconduction.
• Retard de paiement : toute somme impayée à l'échéance porte intérêt au taux prévu à l'article L. 441-10 du Code de commerce, majoré de l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement.

Article 5 : Obligations du Client et de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à utiliser le Service de manière professionnelle et conformément à sa destination, à assurer la sécurité et la confidentialité de ses identifiants Microsoft 365, à ne pas utiliser le Service à des fins illégales ou frauduleuses, et à vérifier les Contenus générés avant toute utilisation. Il demeure seul responsable du contenu final des réponses et e-mails envoyés.

Le Client garantit qu'il dispose des droits nécessaires sur les Données qu'il confie au Service et qu'il a informé ses salariés du traitement de leurs données conformément au RGPD.

Article 6 : Usages interdits

Il est strictement interdit de tenter de décompiler, désassembler ou effectuer de l'ingénierie inverse sur le Service ; d'utiliser le Service pour transmettre des virus ou tout code malveillant ; de perturber ou tenter de perturber son intégrité ou ses performances ; de revendre, louer ou distribuer le Service sans l'autorisation écrite préalable d'AgentRH ; d'utiliser le Service pour prendre des décisions produisant des effets juridiques à l'égard d'un salarié sans intervention humaine.

Article 7 : Propriété intellectuelle

• Propriété d'AgentRH : AgentRH reste seule propriétaire des droits de propriété intellectuelle relatifs au Service, y compris le logiciel, les algorithmes, les logos et la documentation. Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l'abonnement.
• Propriété du Client : le Client reste seul propriétaire de ses Données et des Contenus générés à partir de celles-ci. AgentRH s'interdit toute utilisation des Données du Client à d'autres fins que l'exécution du Service.

Article 8 : Intelligence artificielle et contenus générés

Le Service utilise des modèles de langage. Les Contenus générés sont des propositions : ils peuvent comporter des erreurs ou des imprécisions et ne constituent pas un conseil juridique. Pour limiter ce risque, chaque réponse cite ses sources et le Service ne prend jamais la décision autonome d'envoyer un e-mail ou une réponse.

Les Données du Client ne sont jamais utilisées pour entraîner ou améliorer un modèle d'intelligence artificielle, qu'il s'agisse d'un modèle d'AgentRH ou d'un tiers. AgentRH met en œuvre les obligations de transparence prévues par le règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act) applicables à son Service.

Article 9 : Données personnelles

Pour les données traitées dans le Service, le Client agit en qualité de responsable de traitement et AgentRH en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Les engagements des parties sont détaillés dans un accord de traitement des données (DPA) annexé au contrat, qui précise notamment les sous-traitants ultérieurs, les mesures de sécurité et les modalités d'assistance au Client.

Le Service ne traite que les e-mails identifiés comme pertinents pour une question RH. Ces e-mails ne sont conservés sur les serveurs d'AgentRH que le temps nécessaire à leur traitement. Une fois la réponse envoyée, leur contenu est supprimé ; seul un identifiant unique peut être conservé à des fins de journalisation ou de statistiques.

Article 10 : Confidentialité

Chaque partie s'engage à garder confidentielles les informations de l'autre partie dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, pendant toute sa durée et cinq ans après son terme. Cette obligation ne s'applique pas aux informations publiques ou dont la divulgation est exigée par la loi.

Article 11 : Responsabilité

AgentRH fournit un outil d'assistance et d'aide à la décision. L'Utilisateur reste à tout moment seul maître et responsable des informations qu'il envoie, de leur vérification, de leur modification et de la décision finale d'envoi.

AgentRH est tenue d'une obligation de moyens. Le Service est fourni en l'état ; AgentRH ne garantit pas qu'il sera exempt d'erreurs ou d'interruptions. La responsabilité d'AgentRH ne peut être engagée pour des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données ou atteinte à l'image). Sauf faute lourde ou dolosive, sa responsabilité totale est limitée au montant payé par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur.

Article 12 : Disponibilité et maintenance

Le Service est hébergé par un fournisseur de cloud et conçu pour être hautement disponible. AgentRH peut procéder à des opérations de maintenance entraînant une interruption temporaire du Service ; dans la mesure du possible, elles sont notifiées à l'avance et programmées en dehors des heures ouvrées. Aucune des parties n'est responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Article 13 : Durée et résiliation

• Durée : le contrat est conclu pour une durée initiale de douze mois à compter de l'activation du Service, puis reconduit tacitement par périodes successives de douze mois.
• Non-reconduction : chaque partie peut mettre fin au contrat à l'échéance de la période en cours, par e-mail ou lettre recommandée adressé au moins deux mois avant cette échéance. Les sommes dues pour la période en cours restent acquises. L'Utilisateur peut supprimer son profil personnel depuis l'application à tout moment.
• Manquement grave : en cas de manquement grave de l'une des parties à ses obligations, non réparé trente jours après une mise en demeure, l'autre partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts.
• Résiliation par AgentRH : AgentRH peut suspendre ou résilier l'accès au Service en cas de non-paiement ou de violation grave des CGS, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours, sauf urgence liée à la sécurité du Service.

Article 14 : Réversibilité

À la fin du contrat, le Client peut demander, dans un délai de trente jours, la restitution de ses Données dans un format standard. À l'issue de ce délai, AgentRH supprime les Données du Client de ses systèmes et de ceux de ses sous-traitants, sauf obligation légale de conservation, et le confirme par écrit sur demande.

Article 15 : Références

Sauf refus écrit du Client, AgentRH peut citer le nom et le logo du Client comme référence commerciale. Toute communication plus détaillée (étude de cas, témoignage) requiert l'accord préalable du Client.

Article 16 : Modification des conditions

AgentRH peut modifier les présentes CGS. Le Client est informé de toute modification substantielle par e-mail ou par une notification dans le Service au moins trente jours avant son entrée en vigueur ; s'il la refuse, il peut résilier son abonnement sans frais avant cette date.

Article 17 : Droit applicable et juridiction

Les présentes CGS sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux de Paris.

Article 18 : Contact

Pour toute question relative aux présentes CGS : contact@agentrh.ai.