Plusieurs conventions collectives dans un groupe : ce qu'un assistant IA RH doit savoir faire

Un assistant IA RH ne peut servir un groupe multi-entités qu'à une condition : rattacher chaque salarié à son employeur juridique, à la convention collective de cette entité (article L2261-2 du Code du travail, celle de l'activité principale de l'employeur), aux accords d'entreprise ou de groupe qui la couvrent et aux usages propres à chaque site, puis appliquer la hiérarchie des normes issue des ordonnances de 2017 avant de proposer une réponse qu'un RH valide. C'est ainsi qu'AgentRH est configuré pour les groupes à plusieurs conventions.

Pourquoi une seule réponse ne peut pas valoir pour toutes vos entités

Prenez un groupe de 3 000 salariés constitué par acquisitions successives. Quatre sociétés, quatre conventions collectives, des accords d'entreprise négociés société par société, et des usages différents d'un site à l'autre sur les jours de fractionnement ou la prime de fin d'année.

Un salarié de la filiale A demande son préavis de démission. La bonne réponse dépend de sa convention, de l'accord de sa société, de son ancienneté et de la date de la question. La même demande dans la filiale B donne une autre réponse, tout aussi juste.

C'est l'objection que nous entendons le plus souvent en rendez-vous : « si je prends les réponses du droit social, elles ne peuvent pas s'appliquer à toutes nos filiales ». Elle est fondée. Une IA qui connaît « le droit du travail » en général ne sert à rien dans un groupe. Elle doit connaître le droit de chaque entité.

Quelle convention collective s'applique à chaque entité

La règle tient en une phrase, à l'article L2261-2 du Code du travail : la convention collective applicable est celle dont relève l'activité principale exercée par l'employeur.

L'employeur, c'est la personne morale qui signe le contrat de travail. Dans un groupe, chaque société est un employeur distinct. Une holding de services, une filiale industrielle et une filiale de distribution relèvent donc, en toute logique, de trois conventions différentes, chacune identifiée par son numéro IDCC.

Quand une société exerce plusieurs activités et que l'activité principale devient difficile à établir, le même article prévoit que les conventions concernées peuvent fixer, par des clauses réciproques, la façon de trancher. En pratique, l'IDCC retenu figure sur le bulletin de paie de chaque salarié : c'est la donnée de départ.

Le numéro IDCC de chaque entité, et non le nom du groupe, est donc la première clé que votre assistant doit connaître. Pour retrouver la convention d'une activité, la recherche par code APE et les fiches des 49 principales conventions donnent le point d'entrée.

Accord d'entreprise, accord de groupe, convention de branche : qui l'emporte

Depuis l'ordonnance n° 2017-1385 du 22 septembre 2017, applicable aux accords d'entreprise depuis le 1er janvier 2018, la question « qui prime ? » se règle matière par matière, en trois blocs.

Concrètement : une prime d'ancienneté prévue par la branche peut être remplacée par un accord d'entreprise moins généreux, parce que les primes ne figurent pas dans les treize matières. Un salaire minimum hiérarchique de branche, lui, s'impose à l'entreprise.

Le groupe ajoute un étage. Un accord de groupe peut remplacer les accords d'entreprise ou d'établissement portant sur le même objet, mais seulement s'il le stipule expressément (article L2253-5). Sans cette clause, les accords de chaque société continuent de s'appliquer, chacun dans son périmètre.

Le Code du travail, enfin, reste le socle : une loi nouvelle d'ordre public s'applique à toutes les entités, quels que soient leurs accords. C'est le cas d'un allongement légal d'un congé de naissance, par exemple. Votre accord d'entreprise ne peut que faire mieux, pas moins.

Fusion, cession, acquisition : ce qui arrive aux accords de l'entité rachetée

C'est le cas des groupes qui grandissent par croissance externe, et c'est là que les erreurs coûtent le plus cher.

Quand une convention ou un accord est mis en cause, notamment par une fusion, une cession, une scission ou un changement d'activité, il ne disparaît pas le jour de l'opération. L'article L2261-14 prévoit qu'il continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur du texte qui le remplace ou, à défaut, pendant un an après la fin du préavis. Ce préavis est de trois mois sauf clause contraire (article L2261-9). Soit quinze mois de survie, pendant lesquels une négociation doit s'ouvrir dans les trois mois si une partie le demande.

Si aucun accord de substitution n'est conclu dans ce délai, les salariés concernés conservent une garantie de rémunération annuelle : pour une durée de travail équivalente, elle ne peut être inférieure à celle des douze derniers mois sous l'ancien texte, le cas échéant sous forme d'indemnité différentielle.

La conséquence pour un groupe en acquisition : à tout moment, une partie de vos salariés relève d'un régime transitoire, avec une date de fin. Une IA RH qui ne date pas chaque règle appliquera l'ancien accord six mois trop longtemps, ou le nouveau six mois trop tôt.

Les usages d'entreprise, l'angle mort des outils

Les conventions et les accords sont écrits. Les usages ne le sont pas, et ils engagent pourtant l'employeur.

Un usage d'entreprise est un avantage accordé aux salariés, ou à une catégorie d'entre eux, au-delà de ce que prévoient la loi, la convention et le contrat. Il est reconnu dès qu'il réunit trois caractères : la généralité (il profite à tous ou à une catégorie), la constance (il est répété) et la fixité (ses conditions d'attribution sont déterminées). Un treizième mois versé chaque année depuis dix ans à tout un site en est un.

Pour y mettre fin, l'employeur doit informer les représentants du personnel, informer individuellement chaque salarié concerné et respecter un délai de prévenance suffisant pour permettre une négociation. La Cour de cassation a précisé que l'information individuelle doit aussi atteindre les salariés qui pourraient bénéficier de l'usage plus tard, faute de quoi la dénonciation est sans effet (chambre sociale, 13 octobre 2010, n° 09-13.110).

Dans un groupe constitué par acquisitions, chaque site arrive avec ses usages. Ils ne figurent dans aucune base juridique. Un assistant IA ne peut les connaître que si vous les lui déclarez, site par site, avec leur périmètre. C'est une question que les DRH nous posent directement : « est-ce que vous croisez avec les usages qu'on peut avoir en interne ? ». La réponse est oui, à condition de les avoir écrits une fois.

Ce qu'un assistant IA RH doit savoir faire, entité par entité

Une fois le droit posé, le fonctionnement attendu d'un assistant IA RH multi-entités se décrit en quatre étapes, dans cet ordre.

1. Identifier. Qui pose la question, pour quel salarié, dans quelle société et quel établissement, avec quel statut et quelle ancienneté. Ces données viennent du SIRH ou de l'annuaire d'entreprise, jamais d'une supposition.
2. Charger le bon corpus. Le Code du travail, la convention collective de cette entité par son IDCC, les accords d'entreprise et de groupe qui la couvrent avec leurs dates et leur population, les usages déclarés pour ce site, les modèles et politiques internes autorisés.
3. Appliquer la règle qui prime à la date de la question. Pour la matière concernée, déterminer si c'est la branche, l'accord d'entreprise, l'accord de groupe ou la loi qui s'applique, en tenant compte des régimes transitoires après une acquisition.
4. Citer. Donner l'article, l'accord ou l'usage retenu, pour que le RH vérifie en trente secondes avant d'envoyer.

Les données à structurer en amont tiennent dans une liste courte, mais aucune n'est facultative.

Deux garde-fous complètent le dispositif. Les corpus sont cloisonnés par entité : un manager de la filiale A ne voit pas les accords de la filiale B. Et l'assistant ne décide de rien : il prépare une réponse ou un document, signale les cas incertains et les sujets sensibles (rupture, discipline, contentieux), et laisse la décision à l'équipe RH.

Comment AgentRH est configuré pour un groupe multi-entités

AgentRH applique ce fonctionnement dans Microsoft Teams, sans projet informatique. À la mise en place, chaque société du groupe est déclarée avec son IDCC ; la convention correspondante est chargée et tenue à jour. Les accords d'entreprise et de groupe sont ajoutés avec leur périmètre et leurs dates, les usages sont déclarés site par site, et les dossiers SharePoint accessibles sont choisis entité par entité, les dossiers individuels et disciplinaires restant exclus par défaut.

Quand un collaborateur pose une question ou qu'un e-mail arrive dans la boîte RH, l'assistant identifie l'entité et le salarié, prépare la réponse à partir du bon corpus, et indique la norme retenue avec l'article correspondant. L'équipe RH relit, ajuste si besoin, puis envoie. Rien ne part sans cette validation. Le détail du traitement et de l'hébergement figure sur la page Sécurité et RGPD, celui des connexions sur la page Intégrations, et le cas d'usage complet sur droit social et convention collective.

Un groupe pilote de plusieurs entités teste aujourd'hui ce fonctionnement sur ses propres questions. Ce que ses coordinateurs RH vérifient en premier n'est pas la fluidité de la réponse, mais l'article cité en bas. C'est exactement ce qu'il faut regarder.